Diagnóstico inicial — MXA
Informe elaborado por Edu Salado | Befocusy
Cliente: MXA — Asesoría fiscal, contable, legal y notarial · Procesos + sistema operativo en Notion para reducir trabajo manual, centralizar información y habilitar crecimiento
Fecha de la última actualización: 24 de abril de 2026
Contexto y situación actual
Perfil del negocio
MXA presta servicios de impuestos y contabilidad, y también servicios legales y notariales.
- ~70% ingresos recurrentes (~200 clientes mensuales)
- ~30% no recurrente (consultoría / proyectos puntuales)
Señales operativas clave
- Operan «como tres empresas dentro de una»: cada socio gestiona su cartera y comparten recursos
- Priorización reactiva: «a ver qué cliente grita más fuerte»
- Falta un sistema común de gobernanza, rutinas y alineación de prioridades
- Información distribuida entre email, archivos y Excel/CSV
- Alta resolución «por conversación» en lugar de documentación compartida
Problemas detectados
Información dispersa
Archivos, carpetas, hojas y emails sin repositorio unificado. Errores, duplicidad y decisiones con datos incompletos.
Sin fuente única de verdad
Múltiples versiones de la misma información. Tiempo perdido validando, riesgo reputacional y financiero.
Priorización reactiva
Basada en urgencia percibida o presión del cliente, no en planificación. Estrés, baja predictibilidad y pérdida de control.
Más fricciones operativas
Operación fragmentada
Tres carteras, un mismo pool de recursos. Cuellos de botella por falta de visibilidad y coordinación.
Sin CRM ni flujo comercial claro
Prospección → cotización → aceptación → entrega sin trazabilidad. Oportunidades perdidas y dificultad para dimensionar capacidad antes de vender.
Sin gestión de tiempo por cliente
No se conoce la rentabilidad real ni el coste de servir a cada cliente. Alta carga manual en tareas potencialmente automatizables.
Indicadores no estandarizados
Ausencia de cuadro de mando. Se decide tarde o con intuición, sin visibilidad de carga, vencimientos ni riesgos.
Fricciones críticas (bloquean casi todo): Información dispersa + sin fuente única de verdad · Priorización reactiva sin sistema común · Falta de medición (tiempo / rentabilidad / capacidad) para tomar decisiones.
¿Por qué Notion y no un ERP tradicional?
Flexibilidad estructural y progresiva
Empezar con un núcleo mínimo (bandeja + casos/tareas) y evolucionar por entidades sin «implantar todo» de golpe. El nivel de detalle crece solo donde aporta valor.
Arquitectura unificada (menos islas)
En un solo espacio conviven datos, documentación, tareas, vistas operativas y wiki. Elimina el archipiélago típico de emails + excels + carpetas.
Adaptación a la operativa real
Un ERP trae procesos prefijados. Notion permite modelar a medida y cambiar el sistema cuando el negocio cambia, sin desarrollos largos ni dependencia de proveedor.
Trazabilidad relacional completa
Cliente → servicios/casos → tareas → documentos → tiempo → indicadores. Ese hilo reduce dependencia de memoria y aumenta control operativo.
Base para automatización e IA
Lo que hoy es manual (clasificar, extraer, resumir, derivar tareas) es automatizable, pero solo si existe estructura y flujo claro. Notion construye esa base.
Conclusión: Notion no compite con el ERP en «contabilidad». Compite donde está el cuello de botella de MXA: gobernanza, priorización, operación diaria, visibilidad y conocimiento compartido. Si MXA mantiene un ERP como fuente financiera, Notion es el centro operativo que lo hace funcionar mejor.
Objetivos del proyecto
Centralizar información
Arquitectura única: clientes, servicios, casos, documentación, tareas. Una fuente de verdad.
Rutinas de operación
Desplegar flujo completo: captura → asignación → ejecución → revisión → cierre.
Priorización sistemática
Reducir urgencias falsas y aumentar predictibilidad con criterios claros compartidos.
CRM mínimo
Pipeline de prospección y cotización con trazabilidad end-to-end y señal de capacidad antes de cerrar.
Medir tiempo y rentabilidad
Registrar esfuerzo por cliente/servicio para conocer la rentabilidad real y ajustar precios/capacidad.
Cuadro de mando
Panel para socios: carga, estado de servicios, vencimientos y riesgos. Decisiones con datos, no intuición.
Arquitectura propuesta en Notion — Back-end
Clientes / Cuentas
Tipo, socio responsable, nivel de servicio, riesgo, rentabilidad derivable. Relaciones: servicios, contactos, documentos, facturación.
Servicios / Casos
Tipo de servicio, periodicidad, estado, vencimiento, prioridad, responsable y checklist de «listo». Relaciones: tareas, documentos, tiempo.
Tareas
Acciones concretas con estado, prioridad, fecha, esfuerzo y etiquetas por proceso. Relaciones: caso/servicio, cliente, documentos.
Interacciones
Emails, llamadas, reuniones, mensajes, solicitudes. Canal, estado, «qué se necesita», prioridad. Entrada unificada al sistema.
Registro de tiempo
Persona, fecha, duración, tipo de trabajo. Vinculado a tarea, caso y cliente.
Pipeline comercial
Oportunidades desde prospección a cierre. Etapa, valor estimado, capacidad estimada.
Documentos
Entregables, evidencias, propuestas, plantillas. Tipo, estado, versión.
Wiki/Jardín Digital
Documentación viva de procesos. Aprendizajes reutilizables vinculados a clientes y casos.
Front-end operativo (dashboards por rol)
Panel Socios (dirección)
- Estado global de servicios/casos por socio y prioridad
- Vencimientos críticos de la semana
- Capacidad del equipo (carga vs. disponibilidad)
- Rentabilidad estimada por cliente (cuando exista medición)
Panel Operación (equipo)
- «Mi día»: tareas de hoy + vencimientos + bandeja asignada
- Casos activos por estado
- Checklists por tipo de servicio
Panel Comercial
- Pipeline por etapas y próximos pasos
- Cotizaciones pendientes y propuestas en revisión
- Señal de capacidad antes de vender
Panel Indicadores
- Tiempo por cliente/servicio, carga por persona, tendencias
- Alertas de riesgo (alta demanda vs. ingresos)
Entidades: plan de implementación
Una Entidad es un módulo funcional completo del sistema: bases de datos, dashboards, plantillas/SOPs y criterio de «Listo» en uso real. Ciclo por entidad: Modelado (1 sem.) → Front-end (2 sem.) → Implementación (3 sem.)
Bandeja de entrada unificada
Captura + triage de Interacciones. Bandejas: Sin empezar, En progreso, Listo, Por responsable. SOP de captura → clasificar → derivar.
Operación: Servicios/Casos + Tareas
Núcleo de ejecución. Panel operativo, tablero por estados y vencimientos. Plantillas por tipo de servicio + checklist mínimo.
Comercial: CRM + Cotizaciones
Pipeline prospecto → oportunidad → propuesta → aceptación → traspaso. SOP de seguimiento y plantilla de propuesta.
Registro de tiempo + rentabilidad
Registrar tiempo por tarea/caso → consolidar por cliente → revisar mensual. SOP de registro. Lectura fiable de esfuerzo por cliente.
Indicadores y gobernanza
Panel socios con KPIs y alertas. Rutina semanal de revisión (30–60 min). Decisiones de capacidad y ajuste de prioridades.
Wiki operativa y conocimiento
Wiki por proceso/tema + jardín digital (Semilla → Brote → Árbol). Repositorio de precios, requisitos, checklists y plantillas.
Hoja de ruta y cadencia
Las sesiones son reuniones de trabajo de 1 hora. Por cada entidad: 1 sesión al final del Modelado (semana 1), 3 sesión durante la Implementación. Secuencia diseñada para generar valor desde la semana 1, sin «big bang». Los 2 checkpoints sustituyen 2 de las sesiones de implementación (al final de cada ciclo).
Checkpoint 1
Tras Entidades 1–2: MXA opera con bandeja única + casos/tareas y la prioridad deja de depender del «ruido».
Checkpoint 2
Tras Entidades 3–4: MXA tiene control comercial + medición de esfuerzo para ajustar capacidad y rentabilidad.
Presupuesto
Importes expresados como totales por entidad (sin impuestos). Se emitirá una factura al finalizar cada entidad, una vez completadas sus tres fases y con el sistema en uso real.
Este presupuesto no incluye impuestos (p. ej., IVA) y queda sujeto a confirmación de alcance (procesos incluidos, nivel de detalle de SOPs y automatizaciones prioritarias).
Próximos pasos
Confirmar alcance y orden
Qué entidades entran en v1 y el orden de implantación. Definir «criterios de éxito» por entidad (p. ej. 100% de entradas registradas + casos/tareas en uso).
Alinear roles mínimos
Dueños del sistema (1–2 personas), responsables por proceso (operación / comercial) y responsable de adopción (rutinas).
Confirmar stack y restricciones
Herramientas que se mantienen como fuente de verdad financiera/contable, requisitos de seguridad y confidencialidad.
Arrancar Entidad 1
Recopilar ejemplos reales (casos recurrentes, emails representativos, plantillas actuales). Agendar sesión de inicio de Interacciones y preparar estructura mínima en Notion.